1. Introduction

AccessDoc s’engage à protéger vos données personnelles et à garantir la transparence sur leur collecte, usage, stockage et suppression. Notre service aide à rendre des documents et images accessibles aux élèves malvoyants ou non-voyants à l’aide d’outils d’intelligence artificielle.

2. Responsable du traitement

Nom du site / Organisation : AccessDoc

Hébergement : OVH — serveurs localisés en France (Union européenne).

Contact (DPO / contact RGPD) : regis.kern@inkludo.fr

3. Données collectées

• Données de compte : email, pseudonyme.
• Fichiers fournis : documents (PDF, texte), images et autres fichiers téléchargés volontairement pour être analysés.
• Données d’interaction : prompts, réponses générées par l’IA, et logs techniques nécessaires à la sécurité.

Important : nous ne demandons pas de données sensibles (santé, origine raciale, etc.). Merci de ne pas inclure d’informations sensibles dans les fichiers téléchargés.

4. Finalités du traitement

Les données sont utilisées uniquement pour :

• analyser et transformer les contenus afin de les rendre accessibles (descriptions, version audio, simplification, etc.) ;
• assurer le fonctionnement et la sécurité du compte utilisateur ;
• fournir l’interface de modification et d’enregistrement des documents.

5. Utilisation de AI Engine (Meow Apps) et OpenAI

AccessDoc utilise AI Engine (Meow Apps) comme intermédiaire technique pour envoyer, via l’API, les prompts et fichiers à OpenAI afin de réaliser les traitements d’accessibilité.

Engagements et configuration

• Zero Data Retention : les données envoyées via l’API sont conservées temporairement si nécessaire pour la détection d’abus, puis supprimées conformément à la configuration de notre compte.
• Zero Data Training : nous avons configuré notre utilisation de l’API de sorte qu’OpenAI n’utilise pas vos inputs/outputs pour entraîner ou améliorer ses modèles.
• Chiffrement : les données transmises à OpenAI sont chiffrées en transit ; OpenAI applique également des mesures de sécurité et chiffrement au repos sur ses infrastructures.

AI Engine (Meow Apps) agit uniquement comme relais : il ne conserve pas de copies permanentes des fichiers transmis.

6. Durée de conservation

Sur AccessDoc (serveur OVH, France)

• Les documents, images, prompts, résultats et discussions sont supprimés lorsque l’utilisateur les supprime.
• Les documents créés par l’utilisateur ne sont conservés sur AccessDoc que si l’utilisateur choisit expressément de les enregistrer. Ces documents enregistrés sont conservés uniquement pour permettre une modification ultérieure dans l’espace utilisateur.
• L’utilisateur peut supprimer à tout moment les documents qu’il a sauvegardés.
• Aucun archivage automatique à long terme n’est effectué sans le consentement explicite de l’utilisateur.

Chez OpenAI

Les données envoyées à OpenAI via l’API peuvent être conservées temporairement pour la sécurité et la détection d’abus, puis supprimées. Elles ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles en raison de notre paramétrage “zero data training”.

7. Sécurité

• Hébergement chez OVH en France, conforme aux exigences européennes (RGPD).
• Accès restreint aux systèmes et aux données — principe du moindre privilège.
• Chiffrement HTTPS entre navigateur et serveur.
• Données envoyées à OpenAI chiffrées en transit ; mesures de sécurité appliquées par OpenAI côté traitement.

8. Transferts de données hors UE

Les contenus envoyés à OpenAI via l’API peuvent transiter ou être stockés temporairement hors de l’Union européenne. OpenAI fournit des garanties techniques et contractuelles (chiffrement, contrôles d’accès). Nous n’utilisons pas ces transferts pour entraîner des modèles ou pour des finalités commerciales.

9. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : demander quelles données nous détenons vous concernant ;
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ;
• Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) : demander la suppression de vos données ;
• Droit à la portabilité : obtenir une copie de vos données dans un format structuré ;
• Droit de limitation et droit d’opposition ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (lorsque le traitement est fondé sur le consentement).

Pour exercer vos droits : support@accessdoc.fr. Nous répondrons dans les délais légaux (généralement 1 mois).

10. Cookies

AccessDoc utilise :

• des cookies essentiels pour la gestion des sessions et la connexion ;
• éventuellement des cookies d’analyse soumis à votre consentement.

11. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour. La date de la dernière mise à jour est affichée en haut de cette page. En cas de modification substantielle, nous informerons les utilisateurs via l’interface ou par e-mail.

12. Contact

Pour toute question relative à la protection des données :

Email : support@accessdoc.fr

Adresse : 13, rue des Lilas 67520 MARLENHEIM